Les ingénieurs ne sont pas les personnes les plus créatives. Ni les plus drôles. Ni les plus… allez je cesse de les embêter ! Je compte dans mon entourage plusieurs personnes issues de formations d’ingénieurs (informatique, etc.) et/ou qui exercent un métier dans ce domaine. A force de discuter avec eux et de les écouter, il y a deux modes de fonctionnement que je trouve intéressants, qui s’appliquent même aux petites entreprises et que j’avais envie de partager avec vous.
Pour certain.es d’entre vous, rien de révolutionnaire. Pour d’autres, j’espère que ce post pourra vous sera utile.
1) Standardiser les tâches / procédures
Première leçon des ingénieurs : standardiser. Cette approche consiste à mettre une norme interne, propre à l’entreprise. On la doit – je crois – à Taylor, Ford et un peu à Toyota. Elle fait en sorte que les actions répétitives soient exécutées avec la même trame, le même ordre. En procédant ainsi, les entreprises s’assurent une certaine cohérence au sein des équipes puisque chaque membre ne fait pas à sa sauce mais en suivant un processus établi et connu.
Imaginez-vous une entreprise automobile où un jour on monte les pneus de telle façon ; un autre d’une autre façon et pour finir, le moteur dans un autre sens en fonction de l’humeur de la personne. A plus petite échelle, vous avez une boulangerie et un jour, l’employé A dispose les produits d’une certaine façon dans la vitrine ; un autre jour, d’une autre façon ; un autre jour, c’est l’employée B qui les met comme elle l’entend. Pareil dans un hôtel, un jour, telle gouvernante décide de poser les produits d’accueil de cette façon ; tel jour d’une autre façon. En allant chez votre coiffeuse, la patronne réalise un shampooing en 30 min ; mais si vous passez dans le bac de sa collègue, il dure 1h30. Si vous standardisez vos instructions, que vous soyez là ou pas, vous avez (en théorie) l’assurance que cela sera fait comme vous le souhaitez. J’ai donné assez d’exemples pratiques, non ?
La standardisation établit et suit un modèle. Elle permet de franchir un seuil : on quitte les actions spontanées, individuelles, à l’instinct, pour aller vers une entreprise un peu plus structurée. Ca n’a l’air de rien, mais c’est beaucoup.
La démarche est valable même pour les métiers dits créatifs ou dans le conseil. Dans une agence de communication par exemple, à la suite d’un brief, il y a généralement une méthodologie à respecter pour avancer sereinement avec le client.
2) Documenter vos procédures
Avez-vous déjà entendu parler de « documentation technique » ? Non ? Vous ratez quelque chose ! (Pas trop, mais quand même.)
Une fois que vous avez standardisé, il faut maintenant formaliser. La documentation technique est un référentiel qui compile les méthodes, instructions et procédures propres à une entreprise.
C’est comme une sorte de bible interne alimentée par les équipes d’ingénieurs. Ce « wiki » interne présente plusieurs atouts :
- Il donne un cadre clair, commun à toute l’équipe et à tout nouvel arrivant
- Il permet de transmettre les connaissances sur le sujet et limite la dépendance à une seule personne
- Il rationnalise les actes et décisions : s’agit-il d’une bonne pratique conforme au référentiel ? Oui / Non.
- Il garantit que les standards de qualité de l’entreprise sont respectés et permet, logiquement de mieux déléguer. L’un des piliers d’une entreprise pérenne c’est que toute l’année – ou le plus souvent possible – la qualité de service reste la même.
- Il allège la charge mentale des dirigeants puisque ceux-ci peuvent s’y référer à tout moment. Ils ne sont plus les seuls détenteurs de la connaissance.
Eh bien, si vous êtes gérant.e d’une entreprise et que vous n’en avez pas encore, je vous conseille de créer votre documentation technique seul.e ou avec votre équipe. Je l’ai fait et je ne regrette pas. Vous vous rendrez peut-être même compte de la multitude d’actions à réaliser pour une tâche.
La forme de votre bible interne est libre : un manuel de procédures papier (contraignant à actualiser, mais bon) ; un document dans le cloud ; une page Notion : peu importe ! L’essentiel est de s’y mettre, il sera toujours temps d’ajuster. Commencez à compiler !
Je vous entends déjà « ha mais je n’ai pas besoin de ça », « ça nuit à ma créativité », « je n’ai pas le temps », « je souhaite que mon équipe puisse exprimer sa personnalité ». Balivernes ! Vous avez plus à y gagner qu’à y perdre. En cuisine, les brigades suivent des recettes ? Les médecins suivent des protocoles de prise en charge ? Ben alors.
Dernier petit conseil d’un ami ingénieur : il faut penser à mettre à jour la documentation, elle n’est pas vouée à être un support à toile d’araignées 😉
